Vehículos de empresa: avisos de Hacienda

Hacienda está enviando comunicaciones a empresas indicándoles que dispone de información sobre sus vehículos y recordándoles que deben cumplir con las obligaciones en IRPF derivadas del uso particular por parte de los trabajadores…

Campaña de Hacienda

Vehículos. Según lo dispuesto en el Plan de Control Tributario para 2022, Hacienda está poniendo el foco de sus investigaciones en la detección de empresas con vehículos que sean objeto de afectación parcial o exclusiva para fines particulares por parte de los empleados y que no hayan sido declarados como retribución en especie a favor de éstos.  A estos efectos, ha iniciado una campaña de comunicaciones a empresas, en las que les indica que tiene información sobre la existencia de vehículos de su propiedad o en leasing (de los que detalla la marca, el modelo y la matrícula).

Meros avisos. Si recibe una de estas comunicaciones, no se alarme: no constituyen un requerimiento de información ni el inicio de una comprobación o inspección. Son un mero aviso informativo, por lo que su empresa no debe contestarla, ni enviar documentación, ni justificar la afectación de los vehículos a la actividad.   Eso sí, es muy probable que Hacienda inicie una comprobación más adelante, por lo que es recomendable que verifique que cumple las obligaciones fiscales que conllevan estas cesiones de vehículos. Recuerde cómo tributan en el IRPF y evite riesgos.

Retribución en especie

IRPF. Su empresa podrá deducirse los gastos de adquisición de los vehículos –tanto si los adquiere directamente o a través de leasing o renting – y también los de mantenimiento. En contrapartida, deberá imputar una retribución en especie a favor de los trabajadores por el uso particular que hagan, que éstos deberán declarar en su IRPF junto con el ingreso a cuenta correspondiente.   La empresa, no obstante, puede repercutir ese ingreso a cuenta sobre el trabajador para evitar que le suponga un coste.

Valoración. Dicha retribución en especie se cuantifica en el 20% del coste de adquisición del vehículo (o de su valor de mercado como vehículo nuevo si no es propiedad de la empresa), IVA e Impuesto de Matriculación incluidos, en la parte proporcional al uso particular que se haga de él. Dicho 20% debe imputarse al trabajador cada año, incluso si el tiempo de utilización supera los cinco años y el importe acumulado supera el 100% del valor del vehículo. Si se ceden vehículos considerados eficientes energéticamente, la retribución en especie a computar en el IRPF se puede reducir hasta el 14% (en lugar del 20%).

Uso particular. Para calcular la parte del tiempo que se destina el vehículo a usos particulares:

• Hacienda considera como tiempo de utilización privada la simple disponibilidad para dichos fines. Así, considera como uso privado el tiempo para desplazarse al lugar de trabajo o las horas en las que el vehículo no se utiliza, incluida la noche.
• Frente a esta postura, cabe defender repartos más razonables.  Algunos tribunales entienden que la ley no habla de disponibilidad, sino de utilización para fines privados, por lo que debe atenderse a la efectiva utilización del bien, y no a la mera facultad de disposición.

Ejemplo. Por ejemplo, si su empresa tiene contratado un servicio que permita registrar los desplazamientos mediante GPS y puede acreditar que sólo un 25% corresponde a un uso particular, aplique dicha proporción al calcular la retribución en especie y opóngase a que Hacienda impute un porcentaje superior.