Las variaciones en la situación personal y económica de los trabajadores que se conozcan en octubre, noviembre y diciembre deben regularizarse en la siguiente nómina.
Si las circunstancias personales y familiares de un trabajador cambian durante el año, recuerde que su empresa debe regularizar el tipo de retención. A estos efectos, la regla general es la siguiente:
- Si su empresa conoce el cambio de dichas circunstancias (por ejemplo, transforma un contrato temporal en uno indefinido), debe aplicar el nuevo tipo a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
- Si su empleado comunica un cambio en su situación personal (por ejemplo, el nacimiento de un hijo, el inicio de convivencia con ascendiente…), el nuevo tipo se aplicará a partir del momento en que dicho empleado comunique las variaciones, siempre que lo haga con al menos cinco días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas. Para efectuar dichas comunicaciones, el trabajador debe utilizar el modelo 145.
Respecto a este segundo supuesto, si los cambios en las circunstancias personales suponen una disminución en el tipo de retención (por ejemplo, si nace un hijo), el trabajador no tiene obligación de comunicarlos a la empresa (ya que esta situación no perjudica a Hacienda). Sin embargo, si los cambios implican un aumento de tipos (porque, por ejemplo, el cónyuge empieza a trabajar y obtendrá rentas anuales superiores a 1.500 euros, excluidas las exentas), el empleado sí está obligado a informar a la empresa.
Para simplificar el trabajo administrativo, su empresa puede optar por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior. Por ejemplo, si un empleado entregó el modelo 145 a principios de julio, su empresa puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre. No obstante, esto sólo es aplicable durante los primeros nueve meses del año. En los meses de octubre, noviembre y diciembre su empresa debe regularizar las retenciones mensualmente, de acuerdo con la regla general antes indicada.
