1. Requisitos de los gastos deducibles

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

• Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo/pyme, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
• Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.
• Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo/pyme deberá demostrar que corresponden a su actividad económica o profesional y no a la vida privada del titular o del administrador. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no. Lo mismo ocurriría con los suministros (luz, agua, teléfono, internet, etc)

En 2014 y 2015 Hacienda, en su lucha contra el fraude y en su necesidad de recaudar más, vino siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no imputable al negocio. Luego vemos varios ejemplos.

Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos . Y no conviene que abuses inflando tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será peor.

En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que aunque sea un poco engorroso acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio, claro). 

2. Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo/pyme, siguiendo la relación establecida por Hacienda:

• Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales  + compras  – existencias finales.

• Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.

• Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, con la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 es deducible la aportación por contingencias comunes. Hasta ahora sólo eran deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua, con un máximo de 4.500 euros anuales.

• Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej- cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.

• Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.

• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

• Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.

• Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.

• Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

• IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA (ej- medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).

• Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.

• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades o mediante una tabla en caso de estimación directa simplificada

• Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros ,etc); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.

• Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.

• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación (solo para autonomos): con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.

• Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal y las pymes podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.

3. Otros gastos del autónomo deducibles tras la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo

• Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad.

• Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero)  cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá  cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad. 

4. Gastos del autónomo: deducciones “especiales”

Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad.

En concreto vamos a profundizar en el funcionamiento de los siguientes gastos deducibles:

• Local u oficina, en alquiler o en vivienda propia
• Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro
• Teléfono móvil
• Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis
• Gastos de vestuario

Local u oficina específico para la actividad

No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037,  o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Local u oficina en una vivienda

Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.

Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda.

Teléfono móvil

Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad. 

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo limites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

5. Gastos deducibles sin factura

La normativa del IRPF referente a deducciones es más permisiva que la del IVA que obliga siempre al autónomo a presentar la factura reglamentaria. Existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los mismos en el IRPF.

• Polizas de seguros
• Salarios y seguros sociales
• Cuota de autónomos
• Gastos bancarios
• Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad)
• Impuestos y tasas municipales (IBI,tasa de basura)

6. Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:

• Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.