Facturas electrónicas

QUE ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA

Concepto. Se consideran Facturas electrónicas aquéllas que respeta lo establecido en el reglamento de facturación (respecto al contenido y a su integridad, a la garantía de autenticidad del origen…) y, además, cumple los siguientes requisitos:

• Que sea expedida y recibida por medios electrónicos. Por tanto, una factura expedida electrónicamente pero entregada en papel no es una factura electrónica.
• Que el destinatario haya dado su consentimiento expreso para recibir la factura en este formato, salvo en los casos de facturación electrónica obligatoria (como en determinados contratos públicos o cuando, en los próximos meses, se haga efectiva la obligatoriedad de facturar electrónicamente entre empresas).
• Que su autenticidad y origen queden garantizados por un medio válido (por ejemplo, la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o cualquier otro validado previamente por la Agencia Tributaria).

CONTENIDO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA

Básico. El contenido de una factura electrónica es el propio de cualquier factura.  Pero existen dos diferencias importantes. Por un lado, dicha factura debe ir firmada por alguno de los medios antes comentados, para garantizar su autenticidad y origen. Por otro lado, en facturas electrónicas con otras empresas y autónomos deberán acordarse las especificaciones técnicas, para que los softwares de las respectivas empresas puedan leer los documentos que se intercambien.

Concreto. Pero, además, usted puede pactar con sus clientes y proveedores un contenido adicional, más allá del mínimo legal exigible para cualquier factura. Por ejemplo, para facilitar procesos internos del destinatario (como una forma específica de identificar el documento, la incorporación a las facturas de un código QR con información adicional…).

OTROS ASPECTOS

Actuación del destinatario. Sepa también que el destinatario de las facturas de su empresa, además de cumplir con las obligaciones de conservación de dichas facturas (para justificar ante Hacienda la amortización de un activo adquirido, o la deducción de un gasto…), deberá informarle sobre el estado de éstas.  En concreto:

• Sobre si acepta las facturas o las rechaza y en qué fecha (si no está de acuerdo con su contenido, puede rechazarlas, como con cualquier otra factura).
• También deberá notificarle el pago de cada factura y la fecha en la que éste se ha realizado.

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